Zur Mahnung und zum Nachlesen schreibe ich hier die wesentlichen Grundlagen für die Bedienung von Kassen und den Umgang mir Bargeld nieder. Diese resultieren aus Gesetzen oder Regelwerken mit Gesetzescharakter, technischen Realitäten und Erfahrungen mit dem Finanzamt. Andere Verfahrensweisen sind durchaus zulässig.
Jeder Betreiber von elektronischen Aufzeichnungssystemen ist verpflichtet eine Verfahrensanweisung zu erstellen. Dieses Dokument ist – zusammen mit der Bedienungsanleitung der Kasse – eine sehr gute Grundlage dafür.
Die Kasse ist ein Vorsystem der Buchhaltung. Sie dient zur Erfassung der Wertveränderung in der Kassenschublade. Alles was dem Buchungssystem Kasse mitgeteilt wird muss in dieser Form auch in der Lade stattfinden. Das gilt gleichermaßen auch umgekehrt. Auf diesem Weg wird am einfachsten eine Kassensturzfähigkeit hergestellt.
Die Einlage des Wechselgeldes vor dem Arbeitsbeginn erfolgt mit der Funktion „Einzahlung“. Idealer Weise entspricht die Wechselgeldsumme dem ausgewiesenem Gelsbetrag auf dem Vortagesbericht (Bar in Lade).
Jede Buchung wird nach dem füllen des Warenkorbes mit Betätigung der Zwischensumme (ZWS) abgeschlossen. An dieser Stelle ist der Kunde am Zug. Er muss sich entscheiden, in welcher Form er die Kosten des Warenkorbes begleichen möchte.
Im Falle von Bargeld kann die übergebene Summe in die Kasse eingegeben werden, bevor die Taste BAR betätigt wird. Die Kasse rechnet dann automatisch das Rückgeld aus. Bis zur Betätigung einer Zahlungsabschlusstaste z.B. BAR oder EC-Gerät, kann der Kassenvorgang per Bonstorno/Bonabbruch verworfen werden.
War ein Zahlungsvorgang mit einem angebundenen Subsystem z.B. EC-Gerät nicht erfolgreich, wird der Vorgang an das Kassensystem zurückgegeben und verweilt im Status der Zwischensumme. Die Taste Zwischensumme kann innerhalb eines Vorgangs beliebig oft verwendet werden. Nach einem abgeschlossenen Vorgang dient Sie zur Erstellung einer Bonkopie des letzten Vorgangs.
Nach einem abgeschlossenen Verkauf ist eine Korrektur nur durch ein zurückkaufen der Ware möglich. Dieser Vorgang wird Retour oder Rückkauf genannt.
Eine Entnahme zum Banktransfer bzw. zur temporären Abschöpfung wird über die Funktion „Entnahme“ gebucht. Idealer Weise entspricht die Entnahme genau der zeitnahen Einzahlungshöhe auf der Bank.
Am Tagesende ist ein Tagesabschluss (Tag-Z) zu erstellen. Ein Zwischenbericht (Tag-X) kann beliebig oft erstellt werden. (Wir verkaufen gerne Bonrollen.) Vor einem Tagesabschluss sollte immer ein Zwischenbericht erstellt werden (Tag-X). Auf diese Weise kann die Plausibilität der Aufzeichnung vor dem Erstellen des unveränderbaren Tagesabschluss (Tag-Z) festgestellt werden.
Ein Tagesabschluss (Tag-Z) bewirkt bei einer Registerkasse ein rücksetzen der Zählwerke. Auch das Zählwerk für den Betrag „Bar in Lade“ ist dann auf null. Tagesabschlüsse tragen eine fortlaufende Nummer (Z-Nummer). Alle Belege mit Z-Nummern müssen lückenlos vorhanden sein. Auch leere Berichte mit einer Z-Nummer sind aufzubewahren!
Nachts sollte die Lade leer und offen sein. Eine aufgebrochene Lade wird von der Versicherung nicht erstattet. Selbst wenn sich das Münzgeld in der Lade befindet ist dies in der Regel weniger Wert als eine neue Lade kostet. Eine Kassenlade ist kein Tresor!
Die Einlage des Wechselgeld am nächsten Morgen entspricht idealer Weise dem Bargeldbetrag der sich zum letzten Kassenabschluss (Vorabend) in der Lade befand. Die Bankentnahme sollte also entsprechend gestaltet werden.
Eine Kasse die laut Abrechnung immer exakt stimmt ist unglaubwürdig. Sie lässt eine weitere undokumentierte Barkasse (Trinkgeld) vermuten. Menschen machen Fehler. Wird ein Fehler festgestellt und der Tagesabschluss ist noch nicht erfolgt, sollte eine Korrektur erfolgen. Ist dies nicht möglich, sollte kein Tagesabschluss erstellt werden. Meist ist am Folgetag eine entspannte Lösung möglich.
Wird nach dem Erstellen des Tagesabschluss ein Fehler festgestellt, ist ein erklärender Beleg zu erstellen. Diesem Beleg sind alle vorhandenen Belege zur Glaubhaftmachung anzufügen. Nach Möglichkeit sind alle Mitarbeiter die an dem betreffenden Tag an der Kasse gearbeitet haben mit zu benennen. Dieser Beleg hat mehrere Aufgaben. Die nachgeschaltete Buchhaltung erhält auf diese Weise einen Beleg der als Grundlage für die Korrekturbuchung dient. Der Fehler wird sauber Dokumentiert und ist im Falle einer Buchprüfung nachweisbar. Im Falle von gerichtlichen Auseinandersetzungen, liegt ein schriftlicher Nachweis vor und kann als Gedankenstütze dienen.