Stellen Sie sich vor, dass alle Verkaufsbelege mehrfach kopiert und je eine Kopie in die vielen bereitgestellten Schachteln abgelegt werden. Bei einem Bericht im X-Modus wird die Schachtel genommen, der Inhalt addiert und die Schachtel anschließend unverändert zurückgestellt. Bei einem Bericht im Z-Modus wird zusätzlich zur Addition der Inhalt der Schachtel ausgeleert und anschließend Leer zurück gestellt. Auf dem Bericht wird dies durch den Schriftzug „Bericht gelöscht“ dokumentiert.
Die Schachteln haben sehr viele unterschiedliche Beschriftungen: Finanzbericht, Warengruppenbericht, Artikelbericht, Lagerbestandsbericht, … Außerdem stehen mindestens zwei gleichnamige Schachteln übereinander. So gibt es beispielsweise einen Finanzbericht der Periode 1 und einen Finanzbericht der Periode 2. Die Periode 1 wird üblicher Weise mit TAG betitelt und die Periode 2 als MONAT verwendet. Der Finanzbericht TAG ist der einzige Bericht der gesetzlich vorgeschrieben ist und am Ende jedes Arbeitstages zu erstellen ist. Dieser ist natürlich als löschender Bericht zu erstellen, damit der kommende Tag mit einer leeren Schachtel beginnen kann.
Es empfiehlt sich den löschenden Bericht der Periode 2 (MONAT) ebenfalls konsequent am Monatsletzten zu erstellen. Die Summen auf dem Monatsbericht entsprechen somit der Summe der einzelnen Tagesberichte. Somit lassen sich z.B. Summen verlorengegangener Tagesberichte rekonstruieren.
Eine Schachtel die geleert wurde ist wirklich leer. Das erneute erstellen des gleichen Berichts erzeugt also einen leeren Bericht. Achtung: Jeder Finanzbericht im Z-Modus trägt eine eindeutige Nummer. Diese Berichte müssen lückenlos vorliegen. Leere Berichte sind also ebenfalls aufzubewahren.
Kassen die auf einer Datenbank basieren arbeiten mit einer anderen Logik. Es werden sämtliche Rohdaten eines Vorganges zusammen mit einem Zeitstempel in die Datenbank geschrieben. Ein Bericht ist also immer eine Datenbankabfrage. Die Datenbankabfrage für Berichte nutzt die Zeitstempel zur Abgrenzung des Tages. Das führt in der tagesüberlappenden Gastronomie regelmäßig zu Problemen. Ähnlich wie manche Firmen vom Kalenderjahr abweichende Geschäftsjahre haben, lässt sich das Problem aber auch hier lösen.
Im Gegensatz zu einer registerbasierten Kasse kann eine datenbankbasierte Kasse die Datenbankabfrage zur Berichtserstellung ändern und auch die Berichte der Vergangenheit neu erstellen. Das wurde gerne genutzt um die gemeldeten Umsätze zur verkürzen. Da die Rohdaten in der Datenbank unverändert bleiben, fällt der Nachweis der Manipulation jedoch leicht. Inhalte einer Datenbank können nur mit erheblichem Aufwand wirklich gelöscht werden. In aller Regel werden Einträge lediglich als gelöscht markiert und bei Datenbankabfragen anschließend ignoriert.